Jak liczyć koszty wysyłki, żeby nie dopłacać do zamówień

„Sprzedałam w lipcu trzydzieści osiem świec, obrót prawie dwa i pół tysiąca, a na koncie zostało tyle co nic."

Koszt wysyłki to nie jest cena etykiety. To etykieta plus opakowanie plus twój czas plus straty, czyli zwroty, nieodebrane paczki i stłuczki, rozłożone na wszystkie zamówienia, a nie tylko na te, które się zepsuły. Policz to raz na miesiąc, na jedno zamówienie, i porównaj z kwotą, którą pobierasz od kupujących.

Marta robi świece sojowe w Poznaniu. Świeca 59 zł, zestaw dwóch 105 zł, w lipcu 38 zamówień i 2610 zł obrotu. Od każdego kupującego brała 12 zł za dostawę. Realny koszt wyszedł jej 19,10 zł na zamówienie, więc w ciągu miesiąca dopłaciła do własnych paczek 269,80 zł. To jest 16% jej marży brutto, oddane bez świadomej decyzji.

Zanim wejdziemy w rachunek, jedna rzecz o mechanice. W paczkomacie płacisz za skrytkę, a gabaryty A, B i C mają tę samą szerokość 38 cm i głębokość 64 cm, różni je wysokość: 8, 19 i 41 cm. Limit wagi to 25 kg dla wszystkich trzech. Sprawdzone 6 sierpnia 2026, ale aktualne wymiary i stawki potwierdź na inpost.pl.

Cztery składniki jednej przesyłki

Etykieta. Jedyna pozycja, którą większość sprzedawców liczy. I jedyna, którą znasz co do grosza.

Opakowanie. Karton, folia bąbelkowa, taśma, wypełniacz, etykieta samoprzylepna, karteczka do klienta. Każda z tych rzeczy kosztuje grosze i razem kosztuje więcej, niż myślisz.

Czas. Zapakowanie, wydruk, wpisanie danych, dojście do automatu. Nie wliczasz go w cenę dla klienta, ale musisz go znać, bo to on decyduje, ile zamówień dziennie w ogóle jesteś w stanie obsłużyć.

Straty. Nieodebrana paczka, zwrot, stłuczka, przesyłka wysłana drugi raz na własny koszt. Zdarzają się rzadko i dlatego ludzie ich nie liczą. Rozłożone na miesiąc potrafią być większą pozycją niż opakowania.

Zejście o jeden gabaryt to twoja najszybsza oszczędność

Marta pakowała w karton 26 × 21 × 20 cm. Dwadzieścia centymetrów najkrótszego boku, czyli o jeden centymetr za dużo, żeby wejść w gabaryt B, którego limit wynosi 19 cm. Cała jej sprzedaż jechała jako C.

Zmieniła karton na 26 × 21 × 17 cm i przestawiła świecę na bok, opierając ją o wypełniacz zamiast o tekturową przekładkę. Ten sam produkt, ta sama ochrona, inny gabaryt.

I tu jest błąd, na który straciła pół roku. Mierzyła wysokość kartonu tak, jak stał na stole, a w skrytce liczy się najkrótszy bok, bo to on staje się wysokością przy wkładaniu. Przez sześć miesięcy wyceniała swoje paczki o jeden gabaryt za wysoko i przez sześć miesięcy nie rozumiała, czemu jej rachunek nie zgadza się z tym, co czyta w internecie.

Zmierz swoje trzy najczęstsze kartony i zapisz przy każdym najkrótszy bok. Powieś tę kartkę nad stołem do pakowania. Zajmuje to piętnaście minut i działa przez rok.

Mechanikę paczkomatów, kuriera i pobrania rozkłada osobno porównanie paczkomatu i kuriera.

Ile kosztuje opakowanie, którego nie liczysz

Marta rozpisała swoje pozycje z faktur za materiały:

Pozycja	Koszt na paczkę
Karton	1,45 zł
Folia bąbelkowa	0,60 zł
Taśma	0,15 zł
Wypełniacz papierowy	0,35 zł
Etykieta samoprzylepna	0,25 zł
Karteczka z podziękowaniem	0,30 zł
Razem	3,10 zł

Trzy dziesięć na paczkę wygląda na drobiazg. Przy 38 przesyłkach to 117,80 zł miesięcznie, przy 456 przesyłkach rocznie to 1413,60 zł. Marta sprzedaje świecę z marżą 38 zł, więc samo opakowanie kosztuje ją rocznie równowartość marży z trzydziestu siedmiu świec.

Nie znaczy to, że masz przestać pakować porządnie. Znaczy tylko tyle, że to jest pozycja w budżecie, a nie szum.

Straty rozłóż na wszystkie zamówienia

Lipiec u Marty, pozycja po pozycji:

• Jedna przesyłka kurierska nieodebrana, wróciła do niej. Koszt drogi tam i z powrotem: 28 zł.
• Jedna świeca dojechała stłuczona. Towar 21 zł, ponowna wysyłka z etykietą i opakowaniem: 17,36 zł.

Razem 66,36 zł, zaokrąglijmy do 66 zł. Na 38 zamówień to 1,74 zł na każde.

Ten jeden i siedemdziesiąt cztery jest liczbą, której prawie nikt nie uwzględnia, a to ona odpowiada za wrażenie „obrót był, pieniędzy nie ma". Straty przychodzą nieregularnie, więc mózg traktuje je jak wypadek, a nie jak koszt. Księgowo są kosztem.

Jeden zwrot kosztuje więcej niż dwie etykiety

Rozbij go na części, bo suma zaskakuje. Droga tam i z powrotem, przepakowanie, twoje dziesięć minut na rozpakowanie i sprawdzenie towaru, zwrot pieniędzy z prowizjami twojego banku, a do tego produkt, który przez tydzień jeździł po Polsce zamiast się sprzedać. U Marty jeden pełny zwrot to około 35 zł i pół godziny.

Przelicz to na swój wskaźnik zwrotów, bo dopiero wtedy widać skalę. Przy 38 zamówieniach miesięcznie każde pięć procent zwrotów to dwie paczki, czyli około 70 zł, czyli marża z niemal dwóch świec. Przy stu zamówieniach te same pięć procent to pięć paczek i 175 zł.

Najtańszy sposób na obniżenie tego wskaźnika nie leży w logistyce, tylko w ofercie. Zwrot bierze się najczęściej z tego, że rzecz wygląda inaczej niż na zdjęciu, albo że kupujący nie zrozumiał rozmiaru. Podkręcony kolor na zdjęciu to zwrot w przyszłym tygodniu i twoja etykieta w obie strony, dlatego warto przeczytać, jak robić zdjęcia produktów telefonem i dodać do każdej oferty ujęcie pokazujące skalę.

Miesiąc Marty w jednej tabeli

Pozycja	Kwota	Na zamówienie
Nadania, z jej faktury	542,00 zł	14,26 zł
Opakowania	117,80 zł	3,10 zł
Straty	66,00 zł	1,74 zł
Koszt dostawy razem	725,80 zł	19,10 zł
Pobrane od kupujących	456,00 zł	12,00 zł
Dopłata z jej kieszeni	269,80 zł	7,10 zł

Kwota 542 zł to jej faktura za nadania, przy jej wolumenie i jej sposobie nadawania. To nie jest stawka z cennika i twoja będzie inna. Otwórz własną fakturę i podziel przez liczbę przesyłek, bo to jedyna liczba, która cię dotyczy.

Do tego czas. Sześć minut na paczkę razy 38 to 228 minut, czyli trzy godziny i czterdzieści osiem minut w miesiącu przy stole do pakowania. Marta nie wlicza tego w cenę dostawy i słusznie. Ale wie, że skrócenie pakowania o dwie minuty daje jej ponad godzinę miesięcznie, i dlatego trzyma trzy standardowe kartony zamiast siedmiu przypadkowych.

Kto płaci za wysyłkę

Trzy układy, każdy robi coś innego z zamówieniami.

Układ	Jak wygląda dla kupującego	Co robi z zamówieniami	Ryzyko dla ciebie
Kupujący płaci pełną stawkę	Cena produktu niska, dostawa doliczona	Część ludzi odpada przy podsumowaniu	Żadne, koszt się zwraca
Ty płacisz, cena wliczona w produkt	Jedna liczba, bez niespodzianek	Wyższa cena odstrasza przy porównywaniu	Przy dużych paczkach dopłacasz
Darmowa powyżej progu	Jasny cel do przekroczenia	Rośnie średni koszyk	Źle ustawiony próg zjada marżę

Trzeci układ jest w Polsce oczekiwany, bo Allegro Smart! nauczyło kupujących, że powyżej pewnej kwoty dostawa jest darmowa. Możesz z tym nawykiem walczyć albo go wykorzystać. Walka kosztuje więcej.

Jest jeszcze czwarty wariant, o którym warto powiedzieć wprost: „wysyłka gratis" na wszystko. To nie jest darmowa dostawa, tylko rabat, którego nie ogłosiłeś, i płacisz go z marży przy każdym zamówieniu, także przy tych, gdzie kupujący zapłaciłby bez mrugnięcia.

Próg darmowej dostawy liczony z marży

Nie ustawiaj progu na wyczucie. Policz go.

Najpierw zdecyduj, jaką część marży brutto oddajesz na dostawę. Ćwierć to rozsądny start. Potem:

próg = koszt dostawy ÷ (marża procentowa × część marży oddana na dostawę)

Marta: obrót 2610 zł, koszt towaru 966 zł, marża brutto 1644 zł, czyli 63%. Ćwierć z tego daje 0,1575. Jej koszt dostawy na zamówienie to 19,10 zł.

19,10 ÷ 0,1575 = 121,27 zł.

Potem sprawdź to z drugiej strony, bo sam wzór nie wie nic o twoim asortymencie. Średni koszyk Marty w lipcu wynosił 68,68 zł. Próg 121 zł oznacza, że jedna świeca go nie osiąga, dwie świece za 118 zł prawie osiągają, a zestaw za 105 zł potrzebuje jeszcze jednej małej rzeczy.

Marta ustawiła próg na 129 zł i dorzuciła do oferty wosk zapachowy za 25 zł. Zestaw plus wosk to 130 zł. Dwie świece plus wosk to 143 zł.

Efekt po miesiącu: liczba zamówień nie spadła, średni koszyk wzrósł z 68,68 zł do 84 zł. Jednocześnie podniosła opłatę za dostawę poniżej progu z 12 zł do 16 zł i napisała przy niej jedno zdanie o tym, że to koszt nadania i opakowania. Nikt nie zaprotestował.

Nadal dopłaca około 3 zł do każdego zamówienia poniżej progu. Robi to świadomie, bo woli, żeby próg był tym, co przesuwa koszyk, niż żeby opłata za dostawę odstraszała przy pierwszym zakupie.

Kiedy negocjować stawkę, a kiedy odpuścić

Poniżej mniej więcej trzydziestu przesyłek miesięcznie nie zawracaj sobie tym głowy. Nadawaj przez aplikację przewoźnika, korzystaj z tego, co jest publicznie dostępne, i wróć do tematu, gdy urośniesz. Godzina spędzona na rozmowie z handlowcem przy piętnastu paczkach miesięcznie zwraca się gorzej niż godzina spędzona na zdobyciu szesnastego klienta.

Powyżej tego progu rozmowa zaczyna mieć sens, ale nie idź na nią z liczbą przesyłek. Idź z rozkładem gabarytów i kierunków.

Handlowiec wycenia cię na podstawie czterech rzeczy: ile nadajesz miesięcznie, jaki masz rozkład gabarytów, dokąd to jedzie i jaki masz termin płatności. Sprzedawca, który mówi „nadaję czterdzieści paczek", dostaje ofertę policzoną ze średniej, a średnia nigdy nie wypada na twoją korzyść.

„Czterdzieści przesyłek miesięcznie" to zdanie bez treści. „Czterdzieści przesyłek, 80% gabaryt A, 90% do automatów, wszystko przedpłacone" to zdanie, po którym przychodzi konkretna oferta.

Żeby móc to powiedzieć, potrzebujesz miesiąca notatek. Data, produkt, gabaryt, miasto. Cztery kolumny, tył zeszytu wystarczy.

Co napisać kupującemu

Trzy sposoby podania ceny dostawy, w kolejności od najlepszego do najgorszego przy małej sprzedaży:

Stała stawka plus próg darmowej dostawy. Kupujący rozumie ją w sekundę, ty nie otwierasz kalkulatora w rozmowie. Działa, dopóki twój asortyment mieści się w wąskim zakresie gabarytów.

Dwie stawki, paczkomat i kurier. Nadal proste, a pozwala uczciwie przenieść wyższy koszt kuriera na tego, kto go wybiera.

Wycena według gabarytu albo wagi. Najdokładniejsza i najgorzej działająca w praktyce. Kupujący nie potrafi z góry przewidzieć sumy, a suma, której nie da się przewidzieć, to porzucone zamówienie.

Sprawdzian jest jeden. Czy potrafisz odpowiedzieć na pytanie „ile wyjdzie z wysyłką" bez otwierania czegokolwiek. Jeśli odpowiadasz „zaraz sprawdzę", właśnie dołożyłeś krok do zakupu, a przy sprzedaży przez wiadomości to najdroższy krok, jaki istnieje.

Gdzie w tym jest Sailo

Dostawa jest w zamówieniu osobną pozycją. Ma to konkretne przełożenie na pieniądze: prowizja 1–3%, którą Sailo pobiera przy płatności kartą, liczona jest od wartości towaru po rabacie, bez dostawy i bez podatku. Z tych 16 zł za przesyłkę do Sailo nie idzie ani grosz.

Przy przelewie, pobraniu, WhatsAppie, Instagramie, Telegramie, e-mailu i telefonie Sailo nie bierze nic i nie dotyka pieniędzy w ogóle.

Karta wymaga konta Stripe zaakceptowanego do przyjmowania płatności. Stripe jest w Polsce dostępny, sprawdzone 6 sierpnia 2026 na stripe.com/global, ale sprawdź to sam przed opłaceniem planu.

Czego to nie policzy za ciebie

Sailo nie zna twojego cennika u przewoźnika, nie kupuje etykiet i nie wie, ile kosztuje twój karton. Kwota dostawy w zamówieniu to liczba, którą wpisałeś ty. Jeśli wpisałeś 12 zł, a kosztuje cię 19,10 zł, to nikt cię nie ostrzeże, bo nikt poza tobą nie zna tej drugiej liczby.

Warto też uczciwie powiedzieć, że cennik planów jest w dolarach. Przy planie Business to 49 USD miesięcznie plus przewalutowanie w twoim banku, więc twój realny koszt zmienia się z kursem. Przy trzydziestu ośmiu zamówieniach po 59 zł ta kwota musi się zwrócić z marży, a nie z nadziei, że karta podniesie konwersję.

Co zrobić z najbliższymi dziesięcioma paczkami

Weź miarkę. Zmierz dziesięć kolejnych paczek i przy każdej zapisz najkrótszy bok, bo to on decyduje o gabarycie. Zapisz też, dokąd jedzie.

Potem otwórz fakturę za ostatni miesiąc i podziel ją przez liczbę przesyłek. Do wyniku dodaj koszt opakowania z własnych paragonów i straty z ostatnich trzech miesięcy podzielone przez liczbę zamówień z tych trzech miesięcy.

Porównaj tę liczbę z tym, co pobierasz od kupujących. Jeśli różnica jest większa niż złotówka, masz decyzję do podjęcia w ten weekend, a nie kiedyś.

Jeśli dopiero zaczynasz i nie masz jeszcze faktury do podzielenia, zacznij od pierwszych zamówień i od uporządkowania płatności przelewem, a całość układanki bez sklepu internetowego opisuje tekst o tym, jak sprzedawać online bez własnej strony.