Calcolare le spese di spedizione senza rimetterci ogni pacco

Hai messo 5 € di spedizione due anni fa perché ti sembrava una cifra onesta, e da allora non l'hai più toccata.

Nel frattempo il pacco è diventato più grande, spedisci anche in Sardegna, e ogni tanto qualcuno ordina tre pezzi e ti trovi a pagare quattordici euro per incassarne cinque. Quel numero non è un dettaglio di configurazione. È una voce di costo che si mangia il margine senza comparire da nessuna parte, perché nel tuo foglio l'ordine risulta comunque venduto.

Calcolare le spese di spedizione vuol dire fare tre cose, in quest'ordine: sapere quanto ti costa davvero spedire quel pacco lì in quella zona lì, decidere quanto ne fai pagare al compratore, e scegliere il modello di tariffa che regge quando gli ordini cambiano forma. Il costo vero non è solo il francobollo. Tanto per fissare un numero: al banco di un ufficio postale, Poste Delivery Standard in formato non standard costa 15,30 € nella fascia 0-3 kg, mentre lo stesso peso su listino business Poste Delivery Business Standard sta a 5,43 € IVA esclusa nella fascia 0-2 kg. Cifre verificate su poste.it e business.poste.it il 6 agosto 2026, e da ricontrollare perché i listini si muovono.

Quella differenza è il singolo pulsante più grosso che hai. E quasi nessuno lo nomina.

Federica vende saponi e cosmetica solida a Padova. Ordine medio 26 €, pacco tipico 0,9 kg ma ingombrante perché il sapone si imbottisce, circa 55 ordini al mese.

Il costo vero di un pacco, riga per riga

Il francobollo è meno della metà. Ecco tutte le voci, per un pacco medio di Federica.

Voce	Costo
Scatola	0,55 €
Pluriball e carta	0,30 €
Nastro ed etichetta	0,15 €
Bigliettino e sacchetto	0,25 €
Spedizione, fascia 0-2 kg su listino business Poste	5,43 € IVA esclusa
Totale materiali più trasporto	circa 6,70 €

Poi c'è la voce che non compare mai: i venti minuti. Impacchettare, stampare, scrivere l'indirizzo, andare al punto di consegna. Se fai 55 pacchi al mese sono circa diciotto ore. Non ti sto dicendo di metterle nella tariffa di spedizione, perché il compratore non le pagherà mai. Ti sto dicendo di sapere che ci sono, quando decidi se ti conviene fare un ordine da 12 €.

Il peso volumetrico, che è il vero problema di chi vende cose leggere

Un pacco da 0,9 kg non viaggia a 0,9 kg se occupa lo spazio di tre.

Tutti i corrieri calcolano un peso volumetrico dividendo il volume della scatola per un divisore che pubblicano, e poi ti fatturano il maggiore fra peso reale e peso volumetrico. Il divisore cambia da corriere a corriere ed è scritto nelle loro condizioni. Vai a leggerlo, perché è la riga che decide se il tuo pacco sta nella fascia 0-2 kg o in quella 2-5 kg.

Il caso di Federica è esemplare. Una scatola 30x25x15 fa 11.250 centimetri cubi. A seconda del divisore, quella scatola può essere fatturata come 2 kg o più, nonostante dentro ci siano nove etti di sapone. Ha cambiato scatola, è passata a una 25x20x12, e nello stesso momento è passata dalla fascia sopra a quella sotto. Ha risparmiato più cambiando cartone che negoziando la tariffa.

C'è anche la questione del formato. Poste distingue fra standard e non standard, e la differenza a sportello nella fascia 0-3 kg è fra 10,30 € e 15,30 €. Cinque euro di differenza su una spedizione che pesa uguale, decisi solo dalla forma della scatola. Se vendi qualcosa di lungo, di alto o di irregolare, quella è la prima cosa da guardare.

I quattro modi di far pagare la spedizione

Nessuno è giusto in assoluto. Sono giusti per forme diverse di ordine.

Tariffa unica. Un numero solo per tutta Italia. Semplicissimo da comunicare, ed è il motivo per cui lo usano tutti. Funziona bene se i tuoi pacchi pesano tutti uguale e se non spedisci quasi mai in zone con supplemento. Ti fa perdere soldi in silenzio nel momento esatto in cui una di quelle due condizioni smette di essere vera.

A scaglioni di peso. Tre o quattro fasce che seguono grosso modo quelle del corriere. Più giusto, più lavoro da spiegare. È il modello corretto se vendi cose il cui peso varia parecchio, come conserve, libri, ceramica.

Per zona. Una tariffa base più un supplemento per isole e località disagiate. Sembra impopolare, ed è invece quello che il compratore capisce meglio, perché sa benissimo che vive in un posto dove tutto arriva più tardi e costa di più.

Gratis sopra una soglia. Il più efficace sul comportamento, e il più pericoloso se scegli male la soglia.

Modello	Quando conviene	Dove ti fa male
Tariffa unica	Pacchi omogenei, spedizioni concentrate al centro-nord	Ordini multipli e zone con supplemento
A scaglioni	Peso molto variabile	Va spiegato, e qualcuno abbandona per capirlo
Per zona	Percentuale alta di isole e località periferiche	Va aggiornato quando cambia il listino
Gratis sopra soglia	Vuoi alzare il valore medio dell'ordine	Se la soglia è troppo bassa, regali il trasporto

Come si sceglie la soglia della spedizione gratuita

Non copiare quella di un altro. La soglia giusta dipende da due numeri tuoi: il valore medio dell'ordine e il tuo margine percentuale.

La regola pratica che regge: soglia uguale a circa una volta e mezza il tuo ordine medio, e mai sotto il punto in cui il margine copre la spedizione.

Facciamo il conto di Federica. Ordine medio 26 €, margine lordo intorno al 55%, quindi circa 14,30 € di margine su un ordine medio. La spedizione le costa 6,70 € tutto compreso. Se mettesse la soglia a 25 €, regalerebbe 6,70 € su quasi tutti gli ordini, riducendo il margine medio da 14,30 € a 7,60 €. Sarebbe un dimezzamento mascherato da promozione.

A 39 €, cioè una volta e mezza il suo ordine medio, funziona diversamente. Un ordine da 39 € le lascia circa 21,45 € di margine, meno 6,70 € di spedizione fanno 14,75 €. Guadagna quanto prima ma ha venduto tredici euro in più di prodotto, e una parte dei compratori aggiunge un pezzo per arrivare alla soglia. Quel pezzo aggiunto costa quasi niente da spedire perché il pacco lo stai già mandando.

Questa è la cosa che rende la soglia potente: il secondo prodotto viaggia gratis. Non il primo.

Gli errori che costano di più

Spedire allo sportello quando potresti spedire sotto contratto. È il primo. Un contratto business con un corriere non richiede volumi da magazzino, richiede una richiesta. La differenza fra 15,30 € a sportello e 5,43 € su listino business, sulla stessa fascia di peso, è quasi dieci euro a pacco. Su 55 pacchi al mese sono cifre che cambiano la natura dell'attività, non il margine di un ordine.

Una tariffa unica nazionale quando una parte degli ordini va in zone con supplemento. Il listino business di Poste Italiane indica supplementi espliciti per Sicilia, Calabria e Sardegna e per le località in elenco «disagiate» e «periferiche». I privati fanno lo stesso con nomi diversi. Se il 12% dei tuoi ordini finisce lì e tu incassi la stessa cifra ovunque, stai pagando quel supplemento tu, ogni volta, per sempre.

Non contare l'imballo. Un euro e venticinque di materiali su 55 pacchi sono 68 € al mese. Non è una tragedia. È il fatto che non lo sapevi il problema.

Mettere il costo di imballo dentro il prezzo del prodotto invece che nella spedizione. Sembra elegante e non lo è: se poi qualcuno ordina tre pezzi, hai fatto pagare tre volte una scatola che è una sola. Il costo dell'imballo appartiene alla spedizione perché scala con il pacco, non con il pezzo.

Fai questo conto sui tuoi ultimi trenta ordini

Serve mezz'ora e un foglio. Per ognuno dei tuoi ultimi trenta ordini scrivi quattro colonne: cosa hai incassato di spedizione, cosa hai pagato di trasporto, cosa hai pagato di imballo, e il CAP di destinazione.

Poi somma le prime tre. Se la somma delle spedizioni incassate è più bassa di trasporto più imballo, sai già quanto stai finanziando: quella differenza, ogni mese, moltiplicata per i mesi che restano finché non la sistemi.

Poi guarda la colonna dei CAP. Se più di uno su dieci sta in una zona con supplemento e tu hai una tariffa unica, hai trovato la seconda perdita.

Federica ha fatto esattamente questo. Incassava 4,90 € di spedizione, ne pagava 6,70 € tutto compreso. Un euro e ottanta a pacco, 55 pacchi, 99 € al mese. Su un fatturato di circa 1.430 € era il 7%, cioè più di quanto guadagnasse su tre ordini pieni. Ha portato la tariffa a 6,50 €, ha messo la spedizione gratis sopra 39 €, e ha cambiato la scatola. Il fatturato è sceso di un paio di ordini il primo mese e poi è tornato. Il margine no, quello è salito e basta.

Cosa scrivere al compratore, perché smetta di chiedertelo

Metà dei messaggi che ricevi sulla spedizione nascono da tre informazioni mancanti sulla pagina.

La prima è quando parte, non quando arriva. «Spedisco entro due giorni lavorativi dal pagamento» è una promessa che dipende da te e che puoi mantenere. «Arriva in 48 ore» è una promessa che dipende dal corriere e che ti farai rinfacciare.

La seconda è la finestra realistica di consegna, con la zona dentro. Poste dichiara per il servizio business standard una consegna «indicativamente entro 4 giorni lavorativi successivi al ritiro», sempre a listino del 6 agosto 2026. Scrivilo così, con l'indicativamente incluso, e aggiungi la riga sulle isole e sulle località fuori dai centri principali, dove serve qualche giorno in più.

La terza è cosa succede se non c'è nessuno in casa. Una riga: «Se il corriere non ti trova lascia un avviso e il pacco resta in giacenza qualche giorno, poi torna indietro. Se hai un orario in cui è meglio passare, scrivimelo nelle note.» Quella richiesta finale è la più utile del lotto, perché ti fa arrivare l'informazione prima del problema invece che dopo.

Tre righe sulla pagina. Federica ha calcolato che le hanno tolto circa dodici messaggi a settimana, che è quasi un'ora.

La cosa scomoda

Far pagare poco la spedizione è il modo più comune con cui un piccolo venditore italiano lavora in perdita senza accorgersene, perché la perdita si nasconde dentro un numero deciso una volta e mai più guardato.

Nessuno ha mai abbandonato un carrello per due euro di spedizione in più. Molti hanno chiuso bottega per due euro di spedizione in meno, ripetuti per due anni.

Se hai paura che alzarla ti faccia perdere ordini, mettila alla prova per un mese e conta. Non chiedere a nessuno, conta. È l'unico esperimento in tutto questo mestiere che dà una risposta pulita in trenta giorni.

Cosa fa Sailo qui, e cosa non fa

Sul sistema di incasso c'è una cosa da sapere, e va detta in tutti e due i versi.

La commissione di Sailo sulla carta è lo 1–3% sul valore dei prodotti dopo lo sconto, esclusa la spedizione. Quindi Sailo non prende un centesimo di quello che incassi di trasporto, e sulla carta la spedizione ti resta intera. Il rovescio: Sailo non fa niente per aiutarti a pagarla. Non ha nessuna integrazione con i corrieri, non calcola le tariffe al posto tuo, non conosce il tuo listino. Il numero della spedizione è aritmetica tua, margine tuo, e va scritto a mano.

La carta, comunque, richiede un account Stripe approvato per gli incassi. Sul bonifico e sul contrassegno Sailo non prende niente e non tocca mai il denaro.

Da fare oggi

Pesa il tuo pacco tipico con dentro l'imballo, misura la scatola, e vai a leggere due cose sul listino del corriere che usi: la fascia di peso in cui cadi e il divisore del peso volumetrico. Se sei sopra la fascia solo per il volume, cambia scatola prima di cambiare qualunque altra cosa.

Poi fai il conto sui trenta ordini. Se la differenza è negativa, alza la tariffa questa settimana, non il mese prossimo.

E se dopo questi conti scopri che il problema non è la spedizione ma il prezzo del prodotto, la ricostruzione completa sta in come si fanno i prezzi nell'artigianato. La scelta del corriere, che dipende da dove spedisci e non da chi è «migliore», sta in Poste o corriere privato, come si sceglie. Se offri anche il pagamento alla consegna, il costo di quella scelta è in contrassegno come funziona, visto da chi vende. E se stai ancora montando il sistema attorno agli ordini che arrivano dai social, parti da vendere su Instagram senza sito.