Versandkosten richtig berechnen

Der Moment, in dem die meisten kleinen Verkäufer Geld verlieren, ist nicht der Preis am Produkt. Es ist die Zeile darunter.

Jemand bestellt vier Gläser statt einem, das Paket wird schwerer, geht in die nächste Preisstufe, und du hast trotzdem die 4,99 Euro genommen, die du beim ersten Glas eingetragen hast. Bei drei Bestellungen fällt das nicht auf. Bei dreißig sind es zwei Arbeitstage im Monat, die du umsonst gemacht hast.

Die kurze Antwort: Du baust zwei bis drei feste Stufen, du rechnest Verpackung und deine Packzeit mit ein, und du legst eine Grenze fest, ab der du versandkostenfrei lieferst, die über deinem durchschnittlichen Bestellwert liegt. Nicht darunter. Das ist die ganze Methode, und der Rest dieses Textes ist das, was in der Praxis dazwischenkommt.

Vorweg, weil es für die Rechnung wichtig ist: Sailo rechnet Versand nicht nach Gewicht und nicht nach Zone. Du legst benannte Lieferarten mit einem festen Preis an, optional mit einer Grenze für Gratisversand. Mehr macht das System nicht, und wenn dein Produkt sperrig oder sehr unterschiedlich schwer ist, musst du das über die Stufen abbilden.

Was Sailo kann

Pro Lieferart legst du fest:

Feld	Bedeutung
Art	Versand oder Abholung
Name	Was der Käufer liest: "Standard", "Express", "Abholung Werkstatt"
Preis	Ein fester Betrag
Gratis ab	Ab diesem Zwischenbetrag entfällt der Preis, leer lassen schaltet die Regel aus
Lieferzeit	Freier Text, zum Beispiel "2 bis 3 Werktage"
Adresse und Zeiten	Nur bei Abholung
Hinweise	Freier Text

Du darfst beliebig viele davon anlegen. Drei Versandstufen nebeneinander sind völlig normal, und der Käufer wählt beim Bestellen eine aus.

Was es nicht gibt: keine Gewichtsberechnung, keine Zonen, keine Anbindung an einen Versanddienstleister, keinen automatischen Preisabruf, keine Kombination "ab drei Artikeln kostet es mehr". Der Preis ist der Preis, den du eingetragen hast. Das ist die ehrliche Grenze, und für viele kleine Shops ist sie unproblematisch, weil sie ohnehin nur zwei Paketgrößen haben.

Eine Einstellung, die dazugehört: In den Steuereinstellungen gibt es einen Schalter "Steuer auf Versandkosten", und der steht standardmäßig an. Ob das für deinen Fall richtig ist, gehört zu den Fragen, die du deinem Steuerberater stellst, zusammen mit den anderen aus Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Die Kosten, die aus der Rechnung fallen

Fast jeder rechnet mit dem Portopreis und hört dann auf. Der Portopreis ist ungefähr die Hälfte.

Was tatsächlich pro Paket anfällt:

• Porto. Der Preis, den du zahlst, nicht der, den du mal gehört hast. Prüf ihn selbst; die Tabellen ändern sich, und ich nenne hier absichtlich keine.
• Karton oder Versandtasche. Bei Kleinmengen gekauft kostet ein ordentlicher Karton mehr, als man denkt.
• Füllmaterial. Papier, Luftpolster, Wellpappe. Bei zerbrechlichen Sachen der größte Posten nach dem Porto.
• Klebeband und Etikett. Klein, aber pro Paket.
• Beilagen. Rechnung auf Papier, Kärtchen, Aufkleber, Probe. Alles freiwillig, alles kostet.
• Deine Zeit. Packen, Etikett drucken, zur Filiale oder zum Automaten. Zehn Minuten pro Paket sind realistisch, wenn du ehrlich bist.

Die Zeit ist der Posten, den alle streichen, weil sie sich selbst nicht bezahlen. Das ist genau der Denkfehler, der dazu führt, dass mehr Bestellungen sich anfühlen wie mehr Arbeit ohne mehr Geld. Wie du deine Stunde ansetzt, ohne dich aus dem Markt zu preisen, steht in Preise kalkulieren für Handmade.

Wieg das fertige Paket

Der wichtigste Satz in diesem Text: Wieg nicht das Produkt. Wieg das versandfertige Paket, mit Karton, Füllmaterial, Klebeband und Beilage.

Der Unterschied ist selten groß und fast immer genau die Stufe, die dich in die nächste Preisklasse schiebt. Ein Produkt, das knapp unter einer Gewichtsgrenze liegt, liegt fertig verpackt knapp darüber, und dann zahlst du bei jeder Bestellung drauf, ohne zu wissen warum.

Mach das einmal, richtig, mit einer Küchenwaage:

1. Pack ein Paket so, wie du es tatsächlich verschickst, mit deinem meistbestellten Artikel.
2. Wieg es. Notier das Gewicht.
3. Pack ein zweites mit der typischen Mehrfachbestellung, also zwei oder drei Artikeln.
4. Wieg es auch. Miss dabei auch die Kantenlängen, weil Maße bei manchen Tarifen mit hineinspielen.

Jetzt hast du zwei echte Zahlen und kannst in die Preistabelle deines Versanddienstleisters schauen, statt zu schätzen.

Die Stufen bauen

Zwei Stufen reichen fast immer. Drei sind das Maximum, bevor der Käufer anfängt nachzudenken.

Eine Struktur, die funktioniert:

• Klein. Ein bis zwei Artikel, passt in eine Versandtasche oder einen kleinen Karton.
• Standard. Alles darüber, bis zu deiner üblichen Obergrenze.
• Abholung. 0 Euro, wenn du einen Ort hast.

Wichtig ist, dass die Stufen nach dem gehen, was der Käufer versteht, nicht nach Gewicht. "Bis 2 Artikel" ist eine Regel, die jemand beim Bestellen prüfen kann. "Bis 1.000 Gramm" nicht.

Weil Sailo die Stufen nicht automatisch nach Warenkorb umschaltet, sondern der Käufer wählt, gehört die Regel in den Namen: "Standard bis 2 Gläser, 4,99 €" und "Standard ab 3 Gläser, 6,99 €". Das sieht unelegant aus und funktioniert. Wenn jemand die falsche wählt, korrigierst du es und schreibst eine Zeile dazu, aber die meisten wählen richtig, wenn die Regel im Namen steht.

Versandkostenfrei ab wieviel

Die Gratisgrenze ist das stärkste Werkzeug in dieser Liste und das am häufigsten falsch eingestellte.

Die Regel: Setz sie über deinen durchschnittlichen Bestellwert, nicht darunter. Wenn deine typische Bestellung 32 Euro ist und du "gratis ab 30 Euro" einstellst, hast du dir gerade die Versandkosten fast aller Bestellungen geschenkt und nichts dafür bekommen. Setzt du sie auf 45 Euro, gibt es zwei Gruppen: die, die bei 32 Euro bleiben und Versand zahlen, und die, die ein weiteres Produkt dazulegen.

Rechne einmal durch, was dich die Grenze kostet. Bei einem Warenkorb von 45 Euro und 4,99 Euro Versand, den du übernimmst, sinkt dein Rohertrag um 4,99 Euro. Wenn deine Marge bei 45 Euro Umsatz 18 Euro ist, sind das gut ein Viertel. Das kann sich lohnen, wenn die Grenze Leute dazu bringt, mehr zu kaufen. Es lohnt sich nie, wenn sie ohnehin so viel gekauft hätten.

Eine Gratisgrenze unter deinem Durchschnittsbestellwert ist kein Angebot. Es ist ein Rabatt, den du verschenkst, ohne dass jemand danach gefragt hat.

Abholung ist unterschätzt

Wenn du einen Ort hast, an dem Leute vorbeikommen können, leg eine Abholung an. Werkstatt, Ladenlokal, Wochenmarktstand, Café um die Ecke, an dem du am Samstag ohnehin bist.

Abholung kostet dich null Porto, null Verpackung, und der Kunde steht vor dir. Das ist die Bestellung, aus der Stammkunden werden. Bei Sailo trägst du Adresse, Öffnungszeiten und einen Hinweistext ein, und der Käufer sieht das bei der Auswahl.

Für lokale Verkäufer in Städten wie Duisburg, Leipzig oder Bremen ist das oft ein erheblicher Teil der Bestellungen, sobald sie überhaupt angeboten wird. Die meisten bieten sie nicht an, weil sie nicht daran denken.

Was auf der Seite stehen muss

Käufer müssen vor dem Bestellen wissen, was sie insgesamt zahlen. Das ist keine Höflichkeit, sondern gehört zu den Pflichtinformationen im Fernabsatz. Wie genau die Angabe aussehen muss, wo sie stehen muss und was bei Lieferungen ins Ausland zusätzlich gilt, prüf für deinen Fall.

Praktisch heißt das mindestens: Die Versandkosten sind vor dem Absenden der Bestellung sichtbar, sie sind eindeutig einer Lieferart zugeordnet, und die Lieferzeit ist angegeben. Das Feld für die Lieferzeit ist freier Text, also schreib etwas, das stimmt. "2 bis 3 Werktage nach Zahlungseingang" ist besser als "schneller Versand", weil es die Erwartung setzt, an der du gemessen wirst.

Der Zusatz "nach Zahlungseingang" ist bei Vorkasse der wichtigste Teil des Satzes. Ohne ihn zählen Käufer ab dem Bestelltag, und du bist zwei Tage im Verzug, bevor du überhaupt losgelegt hast. Warum das bei Überweisung noch eine Rolle mehr spielt, steht in Per Überweisung bezahlt werden.

Ahmet in Duisburg

Ahmet mischt Gewürze in Duisburg-Neudorf. Gläser à 50 Gramm für 6,90 Euro, Sets aus vier Gläsern für 24,50 Euro. Etwa fünfundzwanzig Bestellungen im Monat, dazu zwei Restaurants, die größere Mengen abnehmen.

Was er gemessen hat: Ein Glas, verpackt, wiegt 210 Gramm. Vier Gläser im Set, verpackt, wiegen 780 Gramm und passen gerade noch in dieselbe Kartongröße.

Seine echten Kosten pro Paket, mit einem Porto von 5,49 Euro als Beispielwert, den du durch deinen eigenen ersetzt:

Posten	Klein	Standard
Porto	5,49 €	5,49 €
Karton	0,55 €	0,80 €
Füllmaterial	0,30 €	0,60 €
Klebeband, Etikett	0,15 €	0,15 €
Summe Material	6,49 €	7,04 €
Packzeit, 8 Minuten	nicht berechnet	nicht berechnet

Er nimmt 5,90 Euro für "bis 2 Gläser" und 6,90 Euro für "ab 3 Gläser". Bei der kleinen Stufe legt er also bewusst rund 60 Cent drauf, weil ein einzelnes Glas für 6,90 Euro plus 6,49 Euro Versand niemand kauft. Diese 60 Cent sind eine Entscheidung, keine Schlamperei, und das ist der Unterschied.

Gratis ab 40 Euro. Sein Durchschnittsbestellwert liegt bei 31 Euro, die Grenze liegt also darüber, und seit er sie eingeführt hat, hängen mehr Bestellungen bei 41 bis 45 Euro als vorher.

Die Restaurants holen ab. 0 Euro Versand, er hat ihnen die Abholadresse als eigene Lieferart eingerichtet, mit "Dienstag und Freitag, 9 bis 14 Uhr" in den Zeiten.

Die zwei Fälle, die deine Stufen sprengen

Eine Bestellung braucht zwei Pakete. Passiert bei sperrigen Sachen und bei Sammelbestellungen aus dem Bekanntenkreis. Sailo rechnet eine Lieferart pro Bestellung, also zahlt der Käufer einmal, und du verschickst zweimal. Bei sechs solchen Bestellungen im Jahr ist das egal. Wenn es regelmäßig vorkommt, leg eine dritte Stufe an, benenne sie nach der Regel ("ab 8 Gläser, 2 Pakete"), und trag den Preis für beide ein.

Jemand bestellt nach Österreich oder in die Schweiz. Der Preis ist anders, die Laufzeit ist anders, und bei der Schweiz kommen Zoll und Einfuhr dazu. Sailo hat keine Zonen, also hast du zwei Möglichkeiten: eine eigene Lieferart "Versand Österreich" anlegen und im Namen sagen, für wen sie ist, oder Auslandsversand vorerst nicht anbieten und das in deinen Versandhinweisen so schreiben.

Die zweite Möglichkeit ist für die ersten Monate meistens die bessere. Ein Auslandspaket, das im Zoll hängt, kostet dich mehr Nerven als die Bestellung wert war, und du lernst dabei nichts über dein Produkt.

Falls du es doch anbietest: Schreib in den Hinweistext der Lieferart hinein, dass Zoll und Einfuhrabgaben beim Empfänger anfallen können. Nicht weil das die Rechtslage abschließend klärt, sondern weil der Käufer es dann vorher gelesen hat und du nicht die erste Person bist, die es ihm sagt.

Wenn zurückkommt

Zwei Fälle, die du vorher durchdenken solltest.

Das Paket kommt nicht an. Bei Vorkasse hat der Käufer bezahlt und nichts bekommen, und die Diskussion darüber, wer das Risiko trägt, willst du nicht ab null führen. Verschick mit Sendungsverfolgung, trag die Sendungsnummer in die Bestellung ein, dann steht sie auf der Rechnung und im PDF, und du hast sie zur Hand, wenn jemand fragt.

Der Käufer widerruft. Dann geht es nicht nur um die Ware, sondern auch um die Frage, welchen Teil der Versandkosten du erstatten musst und wer den Rückversand zahlt. Das ist genau der Punkt, an dem eine Gratisgrenze und eine Expressstufe unterschiedlich behandelt werden können. Wie der Ablauf aussieht und was du vorher schriftlich geregelt haben solltest, steht in Widerrufsrecht im kleinen Shop.

Der Termin, den du dir jetzt einträgst

Portopreise steigen. Kartonpreise auch. Deine Versandstufen tun das nicht von selbst, weil dort eine Zahl steht, die du einmal getippt hast.

Der Schaden schleicht sich ein: Die Erhöhung ist klein, du merkst sie beim Einzelpaket nicht, und ein Jahr später sind deine Stufen unter deinen Kosten. Bei fünfundzwanzig Bestellungen im Monat und 70 Cent Unterdeckung pro Paket sind das 210 Euro im Jahr, die dir niemand in Rechnung stellt und die trotzdem fehlen.

Trag dir zweimal im Jahr einen Termin ein, zwanzig Minuten: Portopreis prüfen, Karton nachrechnen, Stufen anpassen. Und prüf dabei gleich, ob deine Gratisgrenze noch über deinem Durchschnittsbestellwert liegt, weil der sich auch bewegt.

Diese Woche

1. Pack zwei echte Pakete und wieg sie. Nicht schätzen.
2. Schreib deine Materialkosten pro Paket auf, alle sechs Posten.
3. Leg zwei Stufen an, mit der Regel im Namen.
4. Setz eine Gratisgrenze über deinem Durchschnittsbestellwert.
5. Wenn du einen Ort hast: leg eine Abholung an, heute noch.

Punkt 5 ist der mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung, und er kostet dich fünf Minuten. Wenn du gerade erst dabei bist, deinen Shop überhaupt aufzusetzen, gibt Online verkaufen ohne Website die Reihenfolge vor, in der Versand an die Reihe kommt.