Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

"Sie hat nach einer Rechnung gefragt. Ich habe eine in Word gebaut, sie abgeschickt, und seitdem beschäftigt mich, ob die überhaupt zählt."

Das ist eine gute Sorge, weil sie sich beheben lässt, und weil der Fehler, den sie beschreibt, sich bei fünfzig Bestellungen nicht mehr beheben lässt. Eine Rechnung ist kein Beleg für den Käufer. Sie ist der Punkt, an dem dein Verkauf zu einem Vorgang wird, den du später wiederfinden musst.

Die kurze Antwort: Sailo stellt bei jeder Bestellung automatisch eine Rechnung aus, in jedem Tarif, auch im kostenlosen für 0 Dollar. Sie ist fortlaufend nummeriert, pro Shop, mit einem Präfix, das du selbst setzt. Es gibt einen Link im Browser und ein PDF. Und es gibt ein freies Textfeld, dessen Inhalt unter jede Rechnung gedruckt wird, in das genau der Hinweis gehört, den deine Situation verlangt.

Was Sailo nicht kann, ist deine Situation kennen. Welche Angaben eine Rechnung tragen muss, hängt davon ab, ob du Umsatzsteuer ausweist, an wen du verkaufst und wo dieser Jemand sitzt. Das ist der Teil, den du klärst, und dieser Text sagt dir, welche Fragen du stellst.

Warum hier keine Grenzen und keine Sätze stehen

Ich nenne in diesem Text keine Umsatzgrenze, keinen Steuersatz, keinen Paragrafen und keine Aufbewahrungsfrist in Jahren.

Das ist Absicht. Die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung sind in den letzten Jahren angepasst worden, die Anforderungen an elektronische Rechnungen ebenfalls, und eine falsche Zahl in einem Ratgeber wandert direkt in deine Buchhaltung. Was ich beschreiben kann, ist der Mechanismus: welches Feld wofür da ist, welche Entscheidung du treffen musst, und woran du merkst, dass du sie falsch getroffen hast.

Die Zahlen holst du dir beim Finanzamt, bei deinem Steuerberater oder aus dem Gesetzestext. Ein Steuerberater kostet für eine einmalige Einordnung deutlich weniger, als die meisten Leute vermuten, und er haftet für die Auskunft. Dieser Text nicht.

Was Sailo automatisch macht

Sobald eine Bestellung entsteht, wird eine Rechnung erzeugt. Nicht auf Knopfdruck, nicht nur bei Kartenzahlung, nicht nur im bezahlten Tarif. Bei jeder Bestellung, auf jedem Zahlungsweg, auch bei einer, die per WhatsApp reinkommt und per Überweisung bezahlt wird.

Die Nummer wird in dem Moment vergeben und dabei so hochgezählt, dass zwei gleichzeitige Bestellungen nicht dieselbe Nummer bekommen können. Das klingt nach einem Detail und ist der Punkt, an dem selbstgebaute Lösungen in Tabellenkalkulationen scheitern.

Der Käufer bekommt einen Link. Die Seite dahinter lässt sich drucken, und es gibt daneben ein PDF zum Herunterladen.

Was draufsteht, Feld für Feld

Auf der Rechnung	Woher es kommt
Dein Shopname	Shop-Einstellungen, Name
Dein Standort	Shop-Einstellungen, Standort (freier Text)
Deine Kontakt-E-Mail	Shop-Einstellungen
Deine Steuernummer oder USt-IdNr.	Steuereinstellungen, Feld "Steuer-ID"
Rechnungsnummer	Automatisch, Präfix plus fortlaufende Nummer
Rechnungsdatum	Der Zeitpunkt, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
Zahlungsstatus	Offen, Zahlung gemeldet, Bezahlt oder Erstattet
Käufername, E-Mail, Telefon, Anschrift	Was der Käufer beim Bestellen eingegeben hat
Zahlungsart und Lieferart	Die Auswahl aus der Bestellung
Zahlungsreferenz, Sendungsnummer	Was du bei der Bestellung eingetragen hast
Positionen	Titel, Variante, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis, Summe
Zwischensumme, Rabatt, Gutscheincode	Aus der Bestellung
Versandkosten	Aus der gewählten Lieferart
Steuer	Nur wenn du Steuer aktiviert hast
Gesamtbetrag	Berechnet
Notiz zur Bestellung	Was der Käufer ins Notizfeld geschrieben hat
Rechnungshinweis	Dein freier Text, unter jeder Rechnung

Zwei Zeilen davon verdienen Aufmerksamkeit.

Das Feld "Standort" ist freier Text und wird oben unter deinem Shopnamen gedruckt. Wenn dort "Nürnberg" steht, steht auf deiner Rechnung "Nürnberg" und keine Anschrift. Wenn dein Fall eine vollständige Anschrift auf der Rechnung verlangt, gehört sie in dieses Feld, vollständig, mit Straße und Postleitzahl.

Das Feld "Steuer-ID" ist ein einzelnes Textfeld. Sailo unterscheidet nicht zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Was du dort einträgst, wird mit einer Beschriftung gedruckt, und du entscheidest, was hineingehört.

Die Nummer

Standardmäßig ist das Präfix INV und die Nummerierung beginnt bei 1, vierstellig aufgefüllt. Deine erste Rechnung heißt also INV-0001.

Ändere das Präfix, bevor du die erste echte Bestellung hast. RE ist naheliegend, oder zwei bis drei Buchstaben aus deinem Shopnamen. Kurz ist besser als aussagekräftig, weil dieselbe Nummer bei Überweisungen als Verwendungszweck taugt und Käufer lange Zeichenketten falsch abtippen. Warum das in der Praxis über deinen Abend entscheidet, steht in Per Überweisung bezahlt werden.

Der Punkt, den man erst nach ein paar Monaten versteht: Eine stornierte Bestellung gibt ihre Rechnungsnummer nicht zurück. Wenn RE-0043 storniert wird, geht es trotzdem bei RE-0044 weiter, und in deiner Ablage fehlt die 43. Das ist kein Fehler des Systems, sondern die richtige Reihenfolge. Aber es heißt, dass du erklären können musst, warum die Nummer fehlt. Also: Schreib den Grund in dem Moment auf, in dem du stornierst, nicht im Februar beim Sortieren. Das Notizfeld an der Bestellung ist dafür gut genug.

Der Status oben rechts

Auf jeder Rechnung steht ein Zahlungsstatus, und er ändert sich mit der Bestellung. Vier Zustände sind für dich relevant: Offen, Zahlung gemeldet, Bezahlt, Erstattet.

"Zahlung gemeldet" ist der nützlichste und der am wenigsten benutzte. Er bedeutet: Der Käufer sagt, er hat überwiesen, und du hast es noch nicht auf dem Konto gesehen. Wenn du diesen Zustand setzt, statt direkt auf "Bezahlt" zu springen, hast du eine ehrliche Zwischenstufe und siehst am Wochenende auf einen Blick, welche Bestellungen auf deine Kontrolle warten und welche schon erledigt sind.

Der Fehler, den fast jeder einmal macht: auf "Bezahlt" setzen, weil der Käufer nett war, dann packen, dann versenden, und drei Tage später feststellen, dass nichts angekommen ist. Der Status ist eine Notiz an dich selbst, kein Gefallen an den Käufer.

Das Feld, das deinen Fall trägt

In den Rechnungseinstellungen gibt es einen freien Text, der unter jede Rechnung gedruckt wird. Auf der Webansicht und im PDF. Zeilenumbrüche bleiben erhalten.

Dieses Feld ist der Ort für alles, was bei dir immer gilt und was Sailo nicht wissen kann:

• Der Hinweis, den deine steuerliche Situation verlangt, in der Formulierung, die dir bestätigt wurde
• Deine vollständige Anbieteranschrift, falls sie nicht schon im Standortfeld steht
• Der Link auf deine Widerrufsbelehrung und deine Datenschutzerklärung
• Deine Bankverbindung, damit sie auf dem Beleg steht und nicht nur in der Bestätigungsmail
• Der Satz zur Zahlungsfrist, falls du eine hast

Was nicht hineingehört: alles, was von Bestellung zu Bestellung anders ist. Das Feld ist auf jeder Rechnung identisch.

Die Formulierung des steuerlichen Hinweises schreibe ich hier bewusst nicht hin. Es gibt eine übliche Fassung, die überall zirkuliert, und es gibt eine aktuelle Fassung. Lass dir sagen, welche für dich gilt, und tipp sie einmal sauber in das Feld. Dann steht sie auf jeder Rechnung, die du je ausstellst, ohne dass du daran denken musst.

Ein Feld, das du einmal richtig ausfüllst, ist mehr wert als eine Checkliste, die du bei jeder Bestellung durchgehst.

Die Steuereinstellung

Steuer ist bei Sailo standardmäßig aus. Das ist eine bewusste Entscheidung im Produkt: Die meisten sehr kleinen Verkäufer weisen keine aus, und Steuer zu berechnen, die du nicht schuldest, ist schlimmer als keine zu berechnen.

Wenn du sie brauchst, stellst du vier Dinge ein:

1. Name. Was der Käufer auf der Zeile liest. Für Deutschland naheliegend: "MwSt." oder "USt.".
2. Satz. Als Prozentwert. Welcher für deine Produkte gilt, klärst du mit deinem Steuerberater; ich nenne hier keinen.
3. Enthalten oder aufgeschlagen. In Deutschland erwarten Privatkunden Endpreise, in denen die Steuer schon drin ist. Steht die Einstellung auf "enthalten", zeigt die Rechnung den Gesamtbetrag und darunter den enthaltenen Steueranteil. Steht sie auf "aufgeschlagen", kommt die Steuer als eigene Zeile obendrauf, und der Käufer sieht am Ende mehr, als auf dem Produkt stand.
4. Steuer auf Versandkosten. Standardmäßig an.

Die dritte Einstellung ist die, die schiefgeht. Wenn du sie falsch setzt, stimmen deine Preise nicht mit dem überein, was der Käufer bezahlt, und du merkst es an der ersten Beschwerde. Setz sie, bevor du das erste Produkt anlegst, und prüf sie mit einer Testbestellung an dich selbst.

Was Sailo nicht kann

Das ist die Liste, die du brauchst, bevor du dich entscheidest.

Keine Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Es gibt kein Feld, in das ein Geschäftskunde seine USt-IdNr. einträgt, und keine Validierung gegen ein Register.

Kein Reverse Charge. Wenn du an Geschäftskunden im EU-Ausland verkaufst und die Steuerschuld übergehen soll, bildet Sailo das nicht ab. Es gibt eine Steuereinstellung pro Shop, nicht pro Kunde und nicht pro Land.

Kein One-Stop-Shop. Bei Verkäufen an Privatkunden in anderen EU-Ländern gibt es Regeln dazu, wo die Steuer anfällt. Sailo kennt sie nicht und rechnet sie nicht.

Keine strukturierte E-Rechnung. Das PDF ist ein PDF. Es ist kein maschinenlesbares Rechnungsformat, wie es im Geschäftsverkehr zunehmend verlangt wird. Wenn dein Gegenüber ein solches Format braucht, brauchst du dafür ein anderes Werkzeug.

Keine Gutschrift und kein Stornodokument. Eine Erstattung wird an der Bestellung festgehalten, mit Betrag, Datum und Grund, und der Zahlungsstatus wechselt auf "Erstattet". Ein eigenes Dokument entsteht dabei nicht.

Für den typischen kleinen Verkauf an Privatpersonen in Deutschland ist das alles verkraftbar. Sobald Geschäftskunden im Ausland oder E-Rechnungspflichten dazukommen, ist es das nicht, und dann ist die ehrliche Antwort, dass Sailo für den Katalog und die Bestellung gut ist und die Rechnungsstellung woanders hingehört.

Kerstin in Nürnberg

Kerstin gießt Seifen in Nürnberg-Gostenhof. Vierzehn Sorten, zwischen 6,50 und 12,00 Euro das Stück, dazu Geschenksets für 28 Euro. Ungefähr vierzig Bestellungen im Monat, gemischt aus Instagram, zwei Läden, die bei ihr nachbestellen, und Stammkundinnen.

Ihre Einrichtung, einmalig:

• Präfix auf KS gesetzt, also KS-0001
• Standortfeld auf ihre vollständige Geschäftsanschrift, nicht nur "Nürnberg"
• Steuer-ID eingetragen
• Rechnungshinweis: der steuerliche Hinweis in der Fassung, die ihre Steuerberaterin ihr gegeben hat, darunter die URL zu ihren Rechtstexten, darunter ihre IBAN

Eine typische Bestellung: drei Seifen zu 8,50 Euro, macht 25,50 Euro, plus 4,99 Euro Versand, also 30,49 Euro. Rechnung KS-0287, ausgestellt in dem Moment, in dem die Bestellung reinkommt, Status "Offen". Zwei Tage später ist das Geld da, sie setzt den Status auf "Bezahlt", und die Rechnung zeigt das Häkchen.

Was sie ihrer Steuerberaterin einmal im Quartal schickt: den CSV-Export. Der enthält pro Position Datum, Rechnungsnummer, Artikel, Menge, Zwischensumme, Rabatt, Versand, Steuer, Gesamtbetrag, Erstattungen und die Provision. Der Export gibt es ab dem Pro-Tarif für 19 Dollar im Monat oder 180 Dollar im Jahr, im kostenlosen Tarif nicht. Für Kerstin ist das der Grund, warum sie zahlt, und nicht die 100 Produkte, die sie nie brauchen wird.

Bei den beiden Läden, die bei ihr bestellen, schreibt sie die Rechnungen weiterhin von Hand, weil es Geschäftskunden sind und ihr Fall dort anders liegt. Das ist die richtige Antwort und keine Niederlage: Vierzig Privatbestellungen automatisch, zwei Geschäftsrechnungen bewusst.

Was du selbst prüfen musst

Fünf Fragen, die du an eine sachkundige Stelle richtest, bevor du live gehst. Sie kosten dich ein Gespräch.

1. Bin ich in meiner Situation umsatzsteuerpflichtig, und wenn nein, welcher Hinweis gehört auf meine Rechnungen, in welcher Formulierung?
2. Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung in meinem Fall tragen, und ist die Liste bei kleinen Beträgen kürzer?
3. Reicht meine Ortsangabe, oder braucht es die vollständige Anschrift?
4. Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren, in welcher Form, und reicht dafür ein PDF?
5. Wie gehe ich mit Lücken in der Nummernfolge um, die durch Stornos entstehen?

Frage 4 ist die, die Leute unterschätzen. Rechnungen liegen bei Sailo in deinem Konto und sind über einen Link erreichbar. Das ist keine Archivierung im buchhalterischen Sinn, und die Frage, welche Form deine Aufbewahrung braucht, gehört zu den ersten, die du klärst. Lade die PDFs herunter und leg sie irgendwohin, das dir gehört.

Diese Woche

1. Setz dein Rechnungspräfix, bevor die erste echte Bestellung kommt.
2. Trag das Standortfeld vollständig aus, so wie es auf deine Rechnungen gehört.
3. Vereinbare ein einmaliges Gespräch mit einem Steuerberater und geh die fünf Fragen oben durch.
4. Tipp den Rechnungshinweis in das freie Feld, in der Fassung, die dir bestätigt wurde.
5. Mach eine Testbestellung an dich selbst, öffne das PDF und lies es Zeile für Zeile.

Punkt 5 klingt nach Formsache und ist der Schritt, der die Fehler findet. Wenn dir dabei auffällt, dass deine Rechtstexte noch fehlen, fang mit Impressumspflicht für kleine Shops an, weil der Link darauf ohnehin in dein Rechnungsfeld gehört. Was bei einer Rückabwicklung mit der ausgestellten Rechnung passiert, steht in Widerrufsrecht im kleinen Shop. Und wenn du noch entscheidest, ob du überhaupt einen eigenen Shop brauchst, sortiert Online verkaufen ohne Website die Reihenfolge.