Verzendkosten berekenen voor je webshop zonder erop toe te leggen

Je zette €4,95 verzendkosten neer omdat dat normaal leek. Bij het inpakken bleek het pakket 2,5 centimeter te dik voor de brievenbus, dus het werd een gewoon pakket, en op een bestelling van €45 was je opeens een flink deel van je marge kwijt aan een doos.

Verzendkosten bestaan uit vier posten: het tarief van de vervoerder, je verpakking, je tijd, en het risico dat er iets misgaat. De meeste verkopers rekenen alleen de eerste. Het bedrag dat je koper te zien krijgt is trouwens geen opzoekactie maar een prijsbeslissing, en je mag daar bewust van het echte tarief afwijken zolang je weet in welke richting.

Even vooraf, want dit is belangrijker dan het lijkt: ik noem hier geen tarieven van PostNL of DHL. Die veranderen, ze verschillen per formaat en per contract, en ik heb ze vandaag niet nagekeken. Zoek ze op bij de vervoerder zelf, schrijf ze over in je eigen lijstje, en zet er de datum bij.

De vier posten waar je verzendprijs uit bestaat

Het tarief. Wat je aan de balie of online betaalt. Dit is het enige bedrag dat de meeste mensen meenemen.

De verpakking. Doos of envelop, opvulling, tape, een sticker, en soms een kaartje. Bij Lieke in Nijmegen, die gehaakte tassen maakt van €45, komt dat op €1,15 per pakket als ze per honderd inkoopt. Dat lijkt niets tot je het maal veertien doet.

Je tijd. Inpakken, adres overtikken, naar het punt lopen, in de rij staan. Reken tien minuten per pakket, ook als je denkt dat je sneller bent, want je bent niet sneller. Als je jezelf op €20 per uur zet, is dat €3,33 per pakket. Dit is de post die niemand rekent en die het meest kost.

Het risico. Een op de zoveel pakketten raakt zoek, komt beschadigd aan of gaat retour. Als er van elke veertig pakketten één misgaat en zo'n pakket je €45 aan product plus €7 aan verzending kost, dan zit daar €1,30 per pakket in. Dat is geen pech, dat is een kostenpost.

Bij Lieke komen post twee, drie en vier al op ongeveer €5,80, nog voordat de vervoerder iets heeft gerekend. Daarom voelt €4,95 verzendkosten als verlies. Het is ook verlies.

Brievenbus of pakket is de grootste knop die je hebt

Het verschil tussen iets dat door een brievenbus past en iets dat dat niet doet, is in Nederland de grootste besparing die je op verzending kunt maken. Groter dan welke vervoerder je kiest.

En het gaat bijna nooit over gewicht. Het gaat over dikte. Een tas van 300 gram die 4 centimeter dik is, is een pakket. Diezelfde tas, plat gedrukt en in een dunnere envelop, kan door de bus.

Drie dingen die daarbij helpen:

• Meet het product ingepakt, met opvulling en al, en niet zoals het op tafel ligt. Dat is het verschil dat mensen bij het inpakken pas ontdekken.
• Kies je verpakking op dikte, niet op stevigheid. Een platte kartonnen envelop met een vouwrand is voor veel producten stevig genoeg.
• Bij twijfel: meet met een liniaal langs de dikste plek, niet in het midden.

De actuele maximale maten en de bijbehorende tarieven staan op de site van de vervoerder. Kijk ze na voordat je je verzendprijs vastzet, en kijk ze opnieuw na als je verpakking verandert.

Meet je duurste pakket, niet je gemiddelde

Dit is de fout die het meest geld kost en het minst wordt genoemd.

Je bedenkt een verzendtarief op basis van het product dat je het vaakst verstuurt. Vervolgens bestelt iemand er drie tegelijk, of het zware exemplaar, en je tarief klopt niet meer. Bij Daan in Tilburg, die hotsauce maakt, is dat pijnlijk zichtbaar: één flesje is licht en klein, zes flesjes zijn zwaar, breekbaar en hebben tussenschotten nodig.

Doe dit een keer goed. Pak je drie meest verkochte producten in zoals je ze echt verstuurt. Weeg ze. Meet ze op de dikste plek. Doe daarna hetzelfde met de grootste bestelling die je je kunt voorstellen. Nu heb je een onder- en een bovengrens en kun je pas een tarief kiezen.

Je verzendtarief moet het duurste pakket dekken dat je regelmatig verstuurt, niet het pakket dat je het liefst verstuurt.

Drie manieren om het te rekenen

Model	Hoe het werkt	Waar het goed in is	Waar het misgaat
Werkelijke kosten	Per bestelling opzoeken en doorberekenen	Je legt nooit toe	Traag, en het bedrag verrast de koper bij het afrekenen
Vast tarief	Eén bedrag voor alles	Simpel, koper weet het vooraf	Je verliest op grote bestellingen en verdient op kleine
Gratis boven een bedrag	Onder de grens betaalt de koper, erboven jij	Verhoogt de gemiddelde bestelling	Je grens moet je marge dekken, anders bloed je bij elke bestelling van net erboven

Voor de meeste kleine verkopers werkt een vast tarief plus een gratisgrens het best. Je zet één bedrag neer dat je duurste normale pakket dekt, en je zet een grens waarboven jij het betaalt.

Die grens bereken je niet op gevoel. Je pakt je marge per bestelling en je zoekt het bedrag waarop je verzendkosten daar comfortabel in passen. Bij Lieke is de marge op een tas van €45 ongeveer €26 na materialen. Haar duurste pakket kost haar rond de €7 aan tarief en verpakking. Ze zet de gratisgrens op €75, want vanaf twee tassen blijft er ruim genoeg over, en onder de €75 rekent ze €5,95.

Dat €5,95 dekt haar niet volledig. Dat weet ze en dat is een keuze: bij één tas legt ze bewust ongeveer een euro toe om de bestelling niet te verliezen. Bewust toeleggen is iets anders dan per ongeluk toeleggen.

Gratis verzending bestaat niet, je verstopt 'm alleen

Nederlandse kopers vergelijken. Dat is geen cliché, dat is gewoon hoe het hier werkt: mensen zetten twee tabbladen naast elkaar en kijken naar het eindbedrag.

Dat pleit voor gratis verzending in de prijs verwerken, want een pagina met een lage productprijs en een hoge verzendprijs voelt als een truc, ook als het rekenkundig hetzelfde is. Het pleit er tegelijk tegen om je productprijs zo op te blazen dat je in de vergelijking duurder oogt.

De praktische middenweg: verwerk het gedeeltelijk. Verhoog je product met een deel van je verzendkosten en reken de rest apart. Bij Lieke zou dat betekenen dat de tas €48 wordt en verzenden €3,95, wat op hetzelfde uitkomt en beter oogt.

Wat je in elk geval doet is het bedrag zichtbaar maken voordat iemand aan het afrekenen begint. Verzendkosten die pas in de laatste stap tevoorschijn komen, zijn de meest voorkomende reden dat een volle winkelmand alsnog wordt verlaten.

Ophalen is je goedkoopste optie en je gebruikt 'm te weinig

Als je koper in dezelfde stad woont, is verzending een probleem dat je hebt uitgevonden.

Zet ophalen erbij als optie, met een vaste tijd en een herkenbare plek. Woensdagavond tussen zeven en negen, bij je voordeur in Nijmegen-Oost. Geen doos, geen tarief, geen risico op verlies, en je hebt een gesprek van twee minuten met iemand die je product in handen houdt. Dat gesprek levert vaker een tweede bestelling op dan welke e-mail dan ook.

Voor de rest zit het Nederlandse afhaalnetwerk zo dicht dat het bijna oneerlijk is. PostNL-punten zitten in supermarkten en tabakszaken, DHL ServicePoints net zo. Je hebt geen contract nodig en geen minimumaantal. Wat je wel wilt weten is welk punt bij jou het rustigst is op het tijdstip dat jij komt, want vijftien minuten in de rij is vijftien minuten die je in je tarief hebt gerekend.

Wat er misgaat en wat het je kost

Het pakket is te dik. Je rekende brievenbus, het werd pakket. Verschil komt uit jouw zak. Oplossing: meet ingepakt, en zet in je eigen lijstje welke producten écht plat gaan.

Het adres klopt niet. Huisnummer zonder toevoeging is in Nederland een klassieker, want een A of een B ontbreekt en het pakket komt drie straten verderop terecht. Vraag altijd om huisnummer plus toevoeging als apart veld in je bestelling.

Het pakket is kwijt. Track en trace zegt "verwerkt in sorteercentrum" en daarna drie dagen niets. Beslis vooraf: vanaf welk bedrag verzeker je standaard, en tot welk bedrag stuur je zonder gedoe een nieuwe. Bij Lieke is dat laatste €45, oftewel één tas, één keer per kwartaal ingecalculeerd.

Er komt iets retour. Zie hieronder, want dat is niet alleen een kostenvraag.

Retouren zijn geen kostenpost maar een regel

Zodra je als bedrijf aan consumenten verkoopt, gelden er regels over retourneren en over de bedenktijd, en die bepalen mede wie de retourkosten draagt en hoe je dat vooraf moet vermelden.

Ik ga je die regels hier niet uitleggen, want ze zijn preciezer dan een blog kan zijn en ik heb ze vandaag niet nagekeken. Kijk op ConsuWijzer van de ACM en op kvk.nl wat er voor jouw situatie geldt. Doe dat voordat je je eerste retour krijgt, niet erna, want de vervelende versie van dit gesprek is de versie waarin je het ter plekke moet uitzoeken terwijl er iemand op antwoord wacht.

Wat je zonder juridisch advies alvast kunt doen: schrijf op je pagina in gewone taal wat je doet bij een retour, en reken de kosten daarvan mee in je marge. Een retourpercentage van 1 op 25 op een product van €45 is €1,80 per bestelling, of je het opschrijft of niet.

Wat Sailo hier wel en niet doet

Wel: je bestelling houdt de productprijs en het bezorgbedrag apart. Dat is niet alleen netjes voor je administratie, het scheelt ook geld als je kaart gebruikt, want de commissie van 1–3% wordt gerekend over de producten na korting en dus zonder de bezorgkosten en zonder belasting. Wat jij voor verzending rekent, blijft buiten die berekening.

Op bankoverboeking, rembours en bestellingen via WhatsApp, Instagram, Telegram, e-mail of telefoon rekent Sailo helemaal geen commissie en raakt het het geld nooit aan.

Niet: Sailo haalt geen tarieven op bij PostNL of DHL, print geen labels, en weegt je pakket niet. Het bedrag dat je koper ziet, is het bedrag dat jij hebt ingevuld. Er is geen koppeling die achter je rug om uitrekent dat het deze keer duurder was.

Dat betekent ook dat als je tarieven veranderen, jij degene bent die het aanpast. Zet er een herinnering voor in je agenda, twee keer per jaar, want een verouderd verzendtarief lekt langzaam en je merkt het pas als je kwartaal tegenvalt.

En bij rembours is er een vrij tekstveld voor bezorginstructies. Daar zet je in wat je koper moet weten voordat de bezorger voor de deur staat, bijvoorbeeld dat contant gepast moet zijn.

Lieke rekent het na

Veertien bestellingen in juli, gemiddeld €52 omdat een deel twee tassen kocht.

Ze was in totaal €63,20 kwijt aan verzending. Dat zijn haar eigen uitgaven, inclusief twee dure uitschieters waarbij een bestelling niet in één doos paste, en het is nadrukkelijk geen tarievenlijst. Gemiddeld €4,51 per pakket. Daar kwam €16,10 aan verpakking bij, en drie van de veertien gingen als ophaal de deur uit, dus die kostten haar niets.

Ze had €5,95 per bestelling gerekend en drie keer gratis verzonden boven de €75. Opgeteld ontving ze €65,45 aan verzendkosten. Ze betaalde €79,30. Ze legde dus €13,85 toe over de maand.

Dat is geen ramp op €728 aan omzet. Maar het is wel bijna twee procent, en het is precies de winst op één extra tas. Toen ze haar tarief op €6,95 zette en de gratisgrens op €85, was het gat weg zonder dat er een bestelling verdween.

Het punt is niet dat €6,95 het juiste getal is. Het punt is dat ze het getal nu kent in plaats van gokt.

Wat je vanmiddag doet

Pak je drie meest verkochte producten en verpak ze zoals je ze echt verstuurt. Weeg ze, meet ze op de dikste plek, en noteer of ze door een brievenbus gaan.

Zoek daarna het actuele tarief op bij je vervoerder en schrijf het met de datum in je eigen lijstje. Tel er je verpakking, je tijd en je risico bij op. Dat getal is je ondergrens.

Als je verzendtarief eenmaal klopt, is de volgende vraag of het bedrag ook echt binnenkomt zoals je het rekende. Dat gaat vaker mis dan je denkt, en dat staat in betaling via overboeking ontvangen. Als je nog aan het opzetten bent, staat het hele plaatje in online verkopen zonder website. En als je je afvraagt of je die verzending überhaupt zelf moet regelen of beter op een platform kunt verkopen dat het voor je doet, weeg dat af in Marktplaats of een eigen webshop.