Fraktkostnader för små säljare och pengarna som försvinner tyst

”Jag sålde för nästan tolv tusen i juli och det ligger nästan ingenting kvar.”

Fraktkostnad är inte priset på fraktsedeln. Det är fraktsedeln plus emballaget plus din tid plus svinnet, alltså outlösta paket, returer och sönderslaget, utslaget på alla ordrar och inte bara på de som gick fel. Räkna ut den en gång i månaden, per order, och jämför med vad du tar betalt.

Karin gör keramik i en verkstad i Kalmar. Mugg 280 kr, skål 420 kr, 34 beställningar i juli och 11 900 kr in. Hon tog 59 kr i frakt av varje köpare. Den verkliga kostnaden landade på 96 kr per order, så under en månad la hon 1 264 kr av egna pengar på att skicka sina egna paket. Det är knappt 16 procent av hennes bruttomarginal, bortgiven utan att hon fattade ett beslut om det.

Varför det inte står ett enda fraktpris i den här texten

Jag skriver inte ut några priser, viktklasser eller storleksgränser från PostNord, DHL, Instabox, Budbee eller Schenker.

Det är inte för att vara luddig. Sådana tabeller ändras, de skiljer sig mellan tjänster, mellan avtal och mellan om du skickar som privatperson eller med företagskonto, och en felaktig siffra i en guide är sämre än ingen siffra alls. En läsare som litar på ett tal från förra året prissätter ett halvår fel.

Formen kan jag beskriva. Transportörerna prissätter på storlek och vikt, i band, så en centimeter kan flytta dig ett helt steg uppåt. Att lämna och hämta hos ombud kostar normalt mindre än leverans hem till dörren. Avstånd kostar, och öar kostar mer. Och priset du ser publikt är inte priset du får när du skickar regelbundet.

Talet som gäller dig hämtar du på transportörens egen prissida, i dag, för din egen kartong. Ta den kartong du faktiskt använder, med produkten i, och slå in dess mått och vikt. Det tar fem minuter och är det enda tal du kan räkna med.

De fyra delarna av en fraktkostnad

Fraktsedeln. Den enda posten de flesta räknar, och den enda de kan på öret.

Emballaget. Kartong, bubbelplast, fyllnadspapper, tejp, etikett, det handskrivna kortet. Var sak kostar ören och tillsammans kostar de mer än du tror.

Din tid. Packa, skriva ut, fylla i uppgifter, gå till ombudet. Du lägger den inte på köparen, men du måste känna till den, för det är den som avgör hur många ordrar per dag du överhuvudtaget klarar.

Svinnet. Outlöst paket, retur, kross, en försändelse du skickar om på egen bekostnad. Det händer sällan och därför räknar ingen på det. Utslaget över en månad är det ofta en större post än emballaget.

Ombud är normalvägen, och det är också en prisfråga

Ett paket i Sverige går normalt via ombud. Livsmedelsbutiken, bensinmacken, kiosken i centrum. Köparen förväntar sig att kunna välja det, och en butik som bara erbjuder hemleverans känns dyr innan någon har läst priset.

Skillnaden mellan att lämna hos ombud och att skicka hem till dörren är verklig i båda ändar. Du betalar mindre för ombudsvägen, och köparen betalar mindre. Vill du erbjuda hemleverans ändå, låt den som väljer den betala vad den kostar i stället för att blanda in den i en gemensam schablon som alla andra är med och finansierar.

Det finns en detalj som kostar mer än den ser ut att göra: ett paket ligger kvar hos ombudet en begränsad tid och går sedan tillbaka. Hur lång den tiden är står hos transportören, kolla där. Din uppgift är att se till att köparen faktiskt hämtar innan den går ut, och det gör du genom att skriva själv den dag spårningen säger att paketet är framme. En rad räcker: ”Paketet ligger hos ombudet nu.” Den raden är billigare än en returfrakt.

Ett outlöst paket är två fraktsedlar

Karin hade ett i juli. En mugg till en köpare som glömde bort avin.

Det är här folk räknar fel. Ett outlöst paket är inte en utebliven försäljning. Det är utfrakten som redan är betald, plus returen som också debiteras dig, plus en vara som kommer tillbaka i okänt skick. Hos Karin blev det 130 kr i två fraktsedlar och en mugg med ett hack i foten som inte gick att sälja, 95 kr i material. Sammanlagt 225 kr på en order som gav 280 kr i intäkt, som dessutom skulle betalas tillbaka.

Den andra posten samma månad: en skål kom fram i tre delar. Material 140 kr, ny frakt 65 kr, nytt emballage 18 kr, alltså 223 kr.

Svinn i juli: 448 kr. Utslaget på 34 ordrar är det 13 kr per order.

De där tretton kronorna är talet nästan ingen tar med, och det är de som ligger bakom känslan av ”omsättning fanns, pengar finns inte”. Svinn kommer oregelbundet, så hjärnan bokför det som en olycka i stället för som en kostnad. Bokföringsmässigt är det en kostnad.

Kortaste sidan mäts på ett packat paket, inte på en tom kartong

Det här är felet som kostade Karin ett halvår.

Hon mätte kartongen som den låg platt på bordet, innan hon hade vikt, tejpat och stoppat in fyllning. Måtten hon skrev in var dessutom innermåtten, för det var dem hon hade kollat när hon valde kartong till muggarna. Transportören prissätter på yttermåttet av det färdiga paketet, och en packad wellpappkartong buktar. Hennes verkliga yttermått låg drygt två centimeter över där hon trodde att det låg, och det räckte för att flytta varje enda paket ett storlekssteg uppåt.

I sex månader betalade hon för fel band och förstod inte varför hennes egen faktura aldrig stämde med det hon läste på nätet.

Mät om. Packa ett riktigt paket, tejpa det, och mät det sedan med måttband på det bredaste stället, alla tre måtten. Väg det på köksvågen. Skriv talen på en lapp och tejpa lappen ovanför packbordet. Femton minuter, håller i ett år.

Och när du ändå står där: testa om produkten går ner i ett steg mindre band. Att gå ner en storlek är den snabbaste besparing som finns i hela den här kalkylen, för den gäller varje paket i alla framtida månader och den kostar dig ingenting utom en ny sorts kartong. Karin bytte till en lägre kartong och la muggen på sidan mot fyllnadspapper i stället för att ställa den mot en mellanläggsskiva. Samma produkt, samma skydd, ett band ner.

Emballaget du inte räknar

Karin skrev av sina egna kvitton:

Post	Kostnad per paket
Kartong	8,20 kr
Bubbelplast	4,10 kr
Fyllnadspapper	2,40 kr
Tejp	0,90 kr
Etikett	1,10 kr
Handskrivet kort	1,30 kr
Totalt	18,00 kr

Arton kronor per paket ser ut som småpengar. Vid 34 försändelser är det 612 kr i månaden och vid 408 om året 7 344 kr. Karin har ungefär 185 kr i marginal på en mugg, så enbart emballaget kostar henne årligen marginalen från fyrtio muggar.

Det betyder inte att du ska packa sämre. Keramik som kommer fram hel är hela affären. Det betyder att det är en budgetpost och inte ett bakgrundsbrus.

Karins juli i en tabell

Post	Belopp	Per order
Fraktsedlar, från hennes egen faktura	2 210 kr	65,00 kr
Emballage	612 kr	18,00 kr
Svinn	448 kr	13,00 kr
Fraktkostnad totalt	3 270 kr	96,00 kr
Inbetalt av köparna	2 006 kr	59,00 kr
Ur egen ficka	1 264 kr	37,00 kr

De 2 210 kronorna är hennes faktura, vid hennes volym och hennes sätt att skicka. Det är ingen listpris och ditt tal blir ett annat. Öppna din egen faktura och dela med antalet försändelser, för det är den enda siffra som gäller dig.

Sedan tiden. Nio minuter per paket, för keramik packas långsamt, gånger 34 blir 306 minuter. Drygt fem timmar i månaden vid packbordet. Karin lägger inte in det i fraktavgiften och det är rätt beslut. Men hon vet att två minuter mindre per paket ger henne över en timme i månaden, och därför håller hon tre standardkartonger i stället för sju slumpmässiga.

Sveriges geografi ryms inte i en schablon

Ett paket från Kalmar till Stockholm och ett paket från Kalmar till Kiruna är inte samma försändelse, och ett paket till Gotland är sin egen historia. Avstånd kostar och öar kostar mer, oavsett vilken transportör du använder.

En enda fast fraktavgift betyder att köpare i Skåne och Mälardalen betalar en del av kostnaden för dem som bor längst bort. Det är helt okej som beslut. Det är inte okej som olycka, vilket är vad det blir om du aldrig har tittat på var dina paket faktiskt åker.

Karin gick igenom juli och räknade adresser. Tjugoåtta av 34 gick söder om Gävle. Sex gick norrut eller till Gotland, och de sex kostade henne i snitt en bra bit mer än de andra tjugoåtta. Med en avgift på 59 kr betalade de sex nästan ingenting av sin egen frakt.

Vem betalar frakten

Tre upplägg, och de gör olika saker med dina ordrar.

Upplägg	Så ser det ut för köparen	Vad det gör med ordrarna	Din risk
Köparen betalar full kostnad	Lågt produktpris, frakt tillagd	En del hoppar av vid summeringen	Ingen, kostnaden täcks
Du betalar, inbakat i produktpriset	En enda siffra, inga överraskningar	Högre pris ser sämre ut vid jämförelse	Stora paket äter marginalen
Fri frakt över en gräns	Ett tydligt mål att passera	Snittordern växer	Fel satt gräns äter marginalen

Det finns ett fjärde upplägg som ska sägas rakt ut: fri frakt på allt. Det är ingen fri frakt, det är en rabatt du inte har annonserat, och du betalar den ur marginalen på varje order, även de där köparen hade betalat frakten utan att blinka.

Svenska köpare är vana vid det tredje upplägget, för de stora butikerna har lärt dem att det finns en summa över vilken frakten är gratis. Du kan slåss mot den vanan eller använda den. Att slåss kostar mer.

Gränsen för fri frakt räknas ur marginalen

Sätt inte gränsen på känsla. Räkna den.

Bestäm först hur stor del av bruttomarginalen du är villig att ge bort till frakt. En fjärdedel är en rimlig start. Sedan:

gräns = fraktkostnad per order ÷ (marginal i procent × den andel av marginalen du ger bort)

Karin: omsättning 11 900 kr, varukostnad 3 900 kr, bruttomarginal 8 000 kr, alltså 67 procent. En fjärdedel av det ger 0,1675. Hennes fraktkostnad per order är 96 kr.

96 ÷ 0,1675 = 573 kr.

Kontrollera sedan från andra hållet, för formeln vet ingenting om ditt sortiment. Karins snittorder i juli var 350 kr. En gräns på 573 kr betyder att en mugg inte når den, att två muggar på 560 kr är pinsamt nära, och att mugg plus skål på 700 kr passerar med marginal.

Hon satte gränsen till 599 kr och la till en liten ljusstake för 180 kr. Två muggar plus ljusstake blir 740 kr. Mugg plus ljusstake blir 460 kr, alltså inte, vilket är precis vad en gräns ska göra: den ska vara nåbar men inte gratis.

Efter en månad: antalet ordrar var oförändrat, snittordern hade gått från 350 kr till 415 kr. Samtidigt höjde hon fraktavgiften under gränsen från 59 kr till 79 kr och skrev en mening bredvid om att det är frakt och emballage. Ingen protesterade.

Hon lägger fortfarande omkring 17 kr av egna pengar på varje order under gränsen. Det gör hon medvetet, för hon vill att gränsen ska flytta korgen i stället för att fraktavgiften ska skrämma bort ett förstagångsköp.

Det Sailo gör, och det Sailo inte gör

Du lägger upp leveranssätt. Varje leveranssätt är antingen frakt eller upphämtning, har ett namn köparen ser, en fast avgift, och en valfri gräns för fri frakt: ordrar på eller över en summa du väljer skickas gratis. Du kan ha flera. Till varje sätt hör fri text där du skriver leveranstid, upphämtningsadress, öppettider och instruktioner. På ordern finns fält för transportörens namn, spårningsnummer och spårningslänk, plus en tidpunkt för när det skickades.

Sedan det ärliga. Det finns ingen transportörsintegration alls. Sailo väger inte paketet, läser inte postnumret, hämtar inget aktuellt pris, köper eller skriver inte ut någon fraktsedel, och spårar ingenting åt dig. Varje avgift är ett fast tal du har skrivit in och varje spårningsnummer är ett du klistrar in för hand.

Det innebär att en enda fast avgift för både Malmö och Kiruna är ett beslut du fattar, inte något systemet gör åt dig. Skriver du 59 kr och det kostar dig 96 kr, varnar ingen, för ingen utom du känner till det andra talet.

Och lösningen är inte ett bättre system. Lösningen är två leveranssätt med namn som inte går att missförstå. ”Ombud, hela landet” och ”Ombud, Norrland och Gotland”, med olika avgift, och i fritexten till varje sätt skriver du vilka län eller postnummer det gäller. Sailo läser inte postnumret, så den som bor i Kiruna måste välja rätt själv. En del gör inte det, och då får du skriva och be dem betala mellanskillnaden, vilket är precis den sortens samtal du vill ha så få som möjligt av. Ju tydligare namn, desto färre.

En detalj till som faktiskt spelar roll för pengarna: tar du kortbetalning räknas Sailos avgift på 1–3 procent på varuvärdet efter rabatt, utan frakt och utan moms. Av de 79 kronorna i fraktavgift går ingenting till Sailo. Vid banköverföring, kontant vid leverans och beställningar via WhatsApp, Instagram, Telegram, e-post eller telefon tar Sailo ingenting alls och rör aldrig pengarna.

När det är värt att förhandla, och när det inte är det

Under ungefär trettio försändelser i månaden: strunta i det. Skicka via transportörens app, använd det som är öppet för alla, och kom tillbaka till frågan när du har vuxit. En timme med en säljare vid femton paket i månaden ger sämre avkastning än en timme på att skaffa kund nummer sexton.

Över den nivån börjar samtalet löna sig, men gå inte in i det med ett antal paket. Gå in med en fördelning.

”Jag skickar fyrtio paket i månaden” är en mening utan innehåll. ”Fyrtio paket, 80 procent i minsta bandet, 90 procent till ombud, sex stycken norr om Gävle” är en mening som ger dig en offert.

För att kunna säga det behöver du en månads anteckningar. Datum, produkt, storleksband, ort. Fyra kolumner, baksidan av ett block räcker.

Vad du gör med de tio nästa paketen

Ta måttbandet. Packa och tejpa som vanligt, mät sedan det färdiga paketet på det bredaste stället och väg det. Skriv upp måtten, vikten och orten det ska till. Tio rader.

Öppna sedan förra månadens faktura och dela med antalet försändelser. Lägg till emballagekostnaden från dina egna kvitton och svinnet från de senaste tre månaderna delat på antalet ordrar under samma tre månader.

Jämför talet med vad du tar betalt. Är skillnaden större än en tia har du ett beslut att fatta i helgen, inte någon gång.

Har du ännu ingen faktura att dela på, börja i andra änden. Sätt upp sidan och få in de första beställningarna med den här genomgången av att sälja online utan hemsida, och se till att pengarna kommer in rätt från start med betalning via banköverföring och vad du skriver till köparen.